Como o mundo moderno, facilitou a emissão de notas fiscais eletrônicas. Esse procedimento se tornou prático e eficaz tanto para fiscalização do governo, quanto para o manuseio das empresas.

Dessa forma, a nota fiscal eletrônica veio como uma forma de agilizar o processo de obrigações fiscais.

O que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal é um documento obrigatório em qualquer tipo de venda. Seja de produtos, seja de serviços. É um recibo fiscal emitido como registro. Isto é, para documentar a transação de mercadorias/serviços, a transferência de propriedade sobre um bem ou atividade.

A emissão de uma nota fiscal é obrigatória. É por meio dela que a Receita Federal pode calcular a movimentação de dinheiro entre as atividades comercias. Quando não é emitida, entende-que as trocas comercias e o valor movimentado estão sendo omitidos do Governo.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) vem substituindo a emissão do documento impresso. A validade tem validade jurídica NF-e é garantida pela assinatura digital e possibilita ao Fisco acompanhar os tramites realizados em tempo real.

Tipos de Notas fiscais eletrônicas

– Nota fiscal de produto (NF-e)

Modelo voltado para a venda de produto físico podendo ser e-commerces como: Americanas, Submarino, Wine ou lojas físicas.

– Nota fiscal de serviço (NFS- e)

É utilizada para prestação de serviços, seja no ambiente online ou no off-line. Se você é um produtor digital ou afiliado e vende e-books, cursos online ou congressos é a NFS-e que você precisa emitir.

Esse modelo também é muito utilizado por clínicas médicas ou veterinárias, escolas, academias, consultorias em geral. A NFS-e deve ser gerada na prefeitura da cidade em que o serviço foi prestado.

– Nota fiscal de consumidor (NFC-e)

A NFC-e é o tipo de nota que está substituindo o cupom fiscal amplamente utilizado por lojas físicas e por muitos comerciantes.

Ela é emitida pela Sefaz e é uma alternativa prática, já que a emissão é realizada pela internet e diminui a quantidade de papéis utilizados.

Benefícios da Nota fiscal eletrônica

• Reduz a utilização de papel impresso, preservando o meio ambiente;
• Reduz a sonegação;
• Reduz o transporte de documentos;
• Reduz custos para o Fisco, para empresas e profissionais autônomos;
• Aumenta a transparência em processos fiscais;
• Melhora a confiabilidade da Nota Fiscal;
• Facilita a padronização das relações comerciais por meios eletrônicos no mercado B2B (business to business);
• Melhora o controle fiscal;
• Simplifica e agiliza os trâmites entre empresas, por meio das novas tecnologias disponíveis;
• Interrompe a necessidade de digitar Notas Fiscais ao receber mercadorias;
• Ajuda no planejamento de logística de entrega de mercadorias;
• Colabora no acompanhamento e controle de dados;
• Integrar com outros sistemas via API.

Dados necessários para emitir nota fiscal eletrônica

Se a sua NF-e, se refere a produtos ou serviços vendidos, cada um deles deverá conter os seguintes campos para emissão. Veja alguns abaixo:

• Nome ou identificação do produto ou serviço com descrição completa que inclui: marca, modelo, série, tamanho, tudo o que é possível para identificação do item
• Tipo de unidade vendida (metro, peça, etc.)
• Quantidade vendida
• Valor unitário em real
• Valor total
• Peso líquido total
• Peso bruto total
• Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que é usado no Mercosul para identificar os produtos dos mais variados gêneros, criando uma classificação padrão para compras e vendas e determinando as alíquotas dos tributos sobre o produto. É possível fazer o download da tabela de NCM no site da Receita Federal.
• Código CEST (Código Especificador de Substituição Tributária), que uniformiza a tributação dos produtos sujeitos à incidência do ICMS/Substituição Tributária.
• Tributação (este é um dos mais complexos itens que devem ser avaliados)
• Origem: pode ser verificada no site da Receita Federal
• Natureza da operação: venda, transferência, devolução, consignação, etc.
• Forma de pagamento
• CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações): identifica a natureza da circulação de mercadorias ou das prestações de serviços. O CFOP define se a operação fiscal irá recolher impostos, ou não.
• Base de cálculo do ICMS
• Valor total do ICMS
• Base de cálculo do ICMS ST
• Valor total do ICMS ST
• Valor total dos produtos e serviços
• Valor total do frete: (campo opcional)
• Valor total do seguro: (campo opcional)
• Valor total do desconto: (campo opcional)
• Outras despesas acessórias: (campo opcional)
• Valor total da NF-e
• Valor aproximado total de tributos federais, estaduais e municipais.

Como emitir a nota fiscal eletrônica em sua empresa

O passo a passo para sua pequena empresa se tornar emissora da NF-e, mesmo que voluntariamente:

– Saber qual o tipo de nota sua empresa emite

O tipo de nota depende do que você precisa formalizar.

– Verifique o cadastro fiscal de sua empresa junto ao governo

Um dos fatores determinantes para o processo da nota é saber qual é o tipo de enquadramento da empresa e o tipo de nota fiscal.

– Adquira um certificado digital

Para ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica precisa de uma assinatura digital, para confirmar sua autenticidade e provar que foi a sua empresa que emitiu a nota. Você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

– Realize seu credenciamento na secretaria da fazenda

Para emitir notas de produto ou do consumidor, você precisa estar cadastrado para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada. Para nota de serviço, o cadastro é feito junto à prefeitura de sua cidade.

– Adote um software emissor de NF-e

Você vai precisar usar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Essa é uma opção para substituir o emissor gratuito. Existem vários sistemas gestores que emitem NF-e a custos reduzidos no mercado, e que não necessitam desse trabalho extra.

Conclusão

Como a implantação do projeto da NF-e é gradativa, algumas das vantagens apenas serão observadas a longo prazo. Contudo, os benefícios que já podem ser notados são significativos.

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